Отчетность P11D во время карантина

6 июля – срок сдачи годовой отчетности по P11D, подоходному налогу, уплачиваемому на полученную сотрудником материальную выгоду. Аббревиатура P11D знакома не только бухгалтерам организаций, но также и рядовым работникам, получающим сколько-нибудь значащий социальный пакет, то есть дополнительные «плюшки» к своей зарплате: платные и, особенно, бесплатные.

Напомним, что в обычной, до Covid-19, жизни обычно к таким плюшкам относились такие вещи, как пользование конторским автомобилем, бесплатное членство в фитнесс-центре или субсидируемая медицинская страховка. Если сотрудник получал эти материальные блага, оплачивая их из своей «грязной», доналоговой зарплаты, то налог не исчезал, просто его оплата смещалась на середину июля и декларировалась в форме P11D. После этого чаще всего налог с сотрудников взимался путем корректировки налогового кода (Tax code).

В конце прошлого налогового года, который закончился 5 апреля 2020, произошло всем известное событие, которое перевело большую часть офисных сотрудников на удаленную работу, а неофисных - в вынужденный отпуск (Furlough). Таким образом, список вещей, которые работодатель вынужденно или добровольно передавал своим работникам, мог существенно пополниться.

Оборудование, необходимое для работы

Предоставление компьютеров, офисных принадлежностей и даже мебели (компьютерные столы) и до эпидемии не было проблемой, так как входило в число исключений – тех вещей, которые работодатель может спокойно передавать работникам для выполнения своих обязанностей без необходимости отчитываться перед налоговой инспекцией и уплаты налогов. Однако масштаб, с которым компании переводили персонал на «удаленку» в первом квартале этого года, заставляет задуматься о том, что будет при возврате людей в офисы (если это, конечно, вообще когда-то произойдет).

Если тысячи компьютеров, принтеров, мышек и прочего оснащения будет возвращаться фирмам, то это потребует изрядных затрат на администрирование, хранение и дальнейший сбыт всего этого. Вполне вероятно, организациям будет проще подарить работникам весь этот неликвидный актив. Вот здесь тогда возникает прямая экономическая выгода, сумму которой придется оценить по текущей рыночной стоимости и отразить в P11D отчетности  (скорее всего в июле 2021 года).

Возмещение расходов на работу из дома

Несомненно, персонал может нести какие-то дополнительные расходы, связанные с тем, что работает теперь из дома. Эти расходы правомочно учитывать при определении налогооблагаемой базы и соответственно снижать сумму начисляемого подоходного налога. Однако как эту сумму посчитать? Проще всего применить плоскую шкалу, которая позволяет вычитать 4 фунта в неделю (6 фунтов в 2020/21 налоговом году) из налоговой базы без предоставления каких-либо подтверждающих документов. Это возмещение может получить и сам работник, обратившись в налоговую инспекцию.

Однако это сравнительно небольшая сумма (поэтому для ее вычета и не требуются документы), а что делать с более существенными затратами? Можно сказать сразу, что расходы на Интернет вычитать нельзя никаким образом, поскольку широкополосный доступ настолько распространен, что каждый или почти каждый работник имеет его в любом случае. Остальные расходы нужно тщательно просчитывать и отделять от личного потребления. Например, в случае с затратами на отопление, воду и электричество, необходимо четко фиксировать количество часов, проведенных в определенной комнате дома и считать сумму пропорционально общим затратам на эти жилищно-коммунальные услуги. Надо сказать, что эти проблема пока не стоит в полный рост, поскольку большую часть затрат на ЖКХ составляет отопление, а карантин ввели уже весной, когда потребление явно шло на спад.

Авансы и займы

Работники, столкнувшиеся из-за карантина с потерей части своего дохода, могут обращаться к своему работодателю с просьбой выдать зарплату до традиционного в Англии PayDay 27 числа каждого месяца. Те фирмы, которые соглашаются перевести зарплату в полном или частичном объеме, должны решить, как оформить такую операцию: как займ или как аванс.

Проблема с авансом заключается в том, что такой платеж является зарплатой, а следовательно, информацию о нем следует включать отчет PAYE, передаваемый в инспекцию в реальном времени (то есть в день перевода средств).

В то же время займ размером до 10,000£ выдать даже проще, поскольку он не превышает установленного законом лимита и его не требуется включать в отчетность. Все, что нужно для этого – заключить письменный договор с работником на предоставление займа.

Транспорт

Никаких существенных изменений по этой части не произошло. Предоставление такси работникам, чтобы те могли добраться до места работы, является материальной выгодой, и ее следует включать в отчет P11D.

Единственное исключение, которое существовало и раньше, продолжает работать – это такси, вызванные поздно вечером или ночью, однако следует иметь в виду, что налогом не будут облагаться лишь 60 таких поездок в год и обязательным условием должно быть отсутствие возможности использования общественного транспорта. Иными словами, аргумент, что сотрудник просто не желал пользоваться метро, поскольку опасался заразиться вирусом, не является достаточным для налоговой.

Автомобили компании (Company cars)

Если организация предоставила в пользование свой автомобиль сотруднику, то это материальная выгода, которая отражается в P11D и уплачивается налог. Вопрос возникает в связи с тем, что большая часть этих автомобилей просто простаивала на парковке во время карантина, да и сейчас далеко не все сотрудники еще вернулись в офисы.

К сожалению позиция государства здесь остается прежней: если автомобиль в принципе может быть использован работником, значит выгода продолжает предоставляться и налог уплачиваться. Единственный вариант не платить налог – это вернуть ключи от автомобиля фирме и прекратить действие договора о предоставлении транспорта сотруднику.